Proceso de elaboracion de una nomina:

El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:

“El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda”.
A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.

El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.

Normas del Control Interno para la Nómina

Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.

1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
La contratación de personal.
El salario a pagar
Las deducciones que se realizarán en nómina.
Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
Preparen la nómina.
Aprueban nómina.
Pagan la nómina.

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.

5. Debe existir separación de funciones:

Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.

7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:

Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.

La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.
La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

11. Cuando la nómina se paga en efectivo:
Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.

13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.

14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.

15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.

17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.

18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina